As principais situações “problema” para a gestão de Arquivos Históricos estão relacionadas a ter / não ter determinado documento no acervo, aceitar / recusar determinado item e a terceira, a compreensão de que o espaço não é um depósito em que se pode colocar de tudo.

A primeira situação “problema”, ter / não ter determinado documento está diretamente ligada ao processo de constituição de um acervo. Um Arquivo produz documentos administrativos, metodológicos e informativos, portanto, todo e qualquer acervo só se constrói por meio de doações. Em casos como o do Arquivo Histórico Municipal Juarez Miguel Illa Font, em que o acervo é predominantemente constituído de documentos oriundos de uma prefeitura, e complementado com fundos mistos e coleções, não é raro recebermos contatos perguntando sobre determinada figura que (i)migrou para a região, solicitando biografias, fotografias, genealogias e assim por diante. A questão aqui é quando o pesquisador recebe uma resposta negativa acerca de sua solicitação, acaba proferindo palavras que desmerecem o espaço, a equipe e todo o trabalho realizado.

A segunda situação “problema”, aceitar / recusar determinado item é a mais complexa. Afinal, mesmo com um escopo claro (documentos, fotografias, bibliografias, produções acadêmicas, coleções documentais), as pessoas oferecem itens que não se enquadram na política de constituição do acervo, e acabam não concordando com a decisão. Alguns exemplos que passamos no segundo semestre de 2022: “vocês aceitam coisas velhas? ”, a pergunta é dúbia e acaba engessando a resposta; “tenho uma televisão antiga”, a resposta foi que a política de recebimento no momento é de documentos. A tréplica: “isso não é cultura para mim”;

O terceiro exemplo: doação de uma determinada coleção de itens ligados ao gauchismo, para que fossem expostos. Para aceitar esta coleção temos que, por força de lei abrir uma chamada pública para coleta destes materiais, tendo em vista que não são passíveis de inexigibilidade. Em que se pese, que não existe espaço físico para tal.

A terceira situação “problema”, a compreensão de que o espaço não é um depósito em que se pode colocar de tudo, nos remete a situação de gerir um local cujas características diferem-se daqueles que estamos habituados a trabalhar. É necessário, portanto, uma gestão de acordo com as demandas que a legislação do Conselho Nacional de Arquivos exige: iluminação, temperatura, acondicionamento, higienização e assim por diante.

Em todas as situações, é preciso levar em consideração que um Arquivo é fruto de um processo de coleta, acondicionamento, gestão e manutenção feitos por profissionais, que obedecem a uma determinada linha. Por isso, é importante ter clareza do escopo, do espaço e da legislação em questão. A partir disso, é que se pode assumir a prerrogativa de gerir as aquisições para o acervo.

Referências

Conselho Internacional de Arquivos. Princípios de acesso aos arquivos: orientação técnica para gestão de arquivos com restrições [recurso eletrônico] / Conselho Internacional de Arquivos; Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2014.

Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais: transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania / Conselho Nacional de Arquivos; Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2014.